月末締めはチェックリストとの戦い

7月31日は月末締めの日でした。月末にやることは、忘れないようにチェックリストにまとめています。これがあるだけで安心なのですが、実際に作業を始めると、別の問題が見えてきました。

月報を作り、請求書を送り、支払いの確認をし、交通費を精算する。役員報酬の明細を作るなど、月末の作業は思った以上に種類があります。チェックリストには項目が並んでいるので、順番に進めればよさそうです。

ところが、「この作業に使うファイルはどこだっけ」となると、そこから探し物が始まります。フォルダーを開いて、似た名前のファイルを見比べて、過去のメールや資料を確認する。チェックを一つ付けるまでに、別のチェックが増えていくような感覚です。

そこで今回は、チェックリストの各項目に、関連するファイルやツールへのリンクを添える改善を進めました。作業そのものをしている時間より、次回の自分が迷わないように道案内を整えている時間のほうが長かったかもしれません。

月末締めでは、書類を作るだけで終わりではありません。明細を確認したり、証憑を保存したり、処理のタイミングと記録の扱いを確認したりします。支払いの予約を試してみたところ、記録上はすぐに処理されたように見えることもあり、帳簿上どう整理するのがよいのかを調べる時間も必要になりました。

月末締めに慣れてきたとはいえ、毎月同じところで迷っていてはもったいない。今回の改善で、チェックリストは単なる「やること一覧」から、「必要な場所へ案内してくれる一覧」に一歩進みました。

月末の一日は、作業を終わらせるだけでなく、次の月を少し楽にするための準備でもあります。リンクを追加した分、今月は少し時間がかかりました。でも来月、「このファイルはどこだっけ」と迷わずに済むなら、その時間はきっと先行投資です。